O que é Lean Office? Como implementar e as vantagens da metodologia
Lean Office significa escritório enxuto, ou seja, um ambiente de trabalho que é focado em evitar desperdícios nos processos administrativos das empresas.
O termo vem de Lean Manufacturing (manufatura enxuta), uma metodologia que tem como objetivo eliminar desperdícios e aumentar a produtividade nas indústrias.
Ao revisar os processos e a organização da empresa de acordo com a cultura lean, os negócios conseguem melhorar o andamento das atividades, orientar a equipe e excluir processos que não agregam no dia a dia.
Para entender melhor o que é Lean Office e as vantagens de aplicar a metodologia, continue a leitura e aprenda como aplicar o método.
O que é Lean Office?
O Lean Office surgiu do Lean Manufacturing que é uma metodologia focada em evitar desperdícios nos processos industriais como os das fábricas de automóveis, eletrônicos, etc.
No caso do Lean Office, que significa escritório enxuto, o foco são as atividades administrativas que são reorganizadas para eliminar desperdícios e tornar a equipe mais produtiva.
A ideia de evitar todo tipo de desperdício veio do Sistema Toyota de Produção, criado no Japão, pós-Segunda Guerra Mundial, para recuperar a capacidade produtiva das fábricas da Toyota.
Em 1984, esse modelo de produção chegou nos Estados Unidos e depois se espalhou pelo mundo, popularizando o conceito de “produção enxuta”.
E se as fábricas querem o máximo de eficiência e produtividade, com a administração dos negócios não seria diferente, não é mesmo?
Existem muitos processos que prolongam a conclusão das tarefas e isso atrasa e até atrapalha a gestão empresarial como um todo.
Por isso, aplicar o Lean Office traz inúmeras vantagens e vamos explicar como colocá-lo em prática.
Como aplicar o Lean Office?
Desde as pequenas até as grandes empresas podem se beneficiar das vantagens do Lean Office, mas é importante saber como aplicá-lo.
Montamos um roteiro passo a passo para você colocar a metodologia em prática. Confira!
1. Crie um planejamento de implementação
O primeiro passo para aplicar o Lean Office é analisar a condição atual da empresa e seus processos para criar um planejamento de implementação.
Essa etapa é importante, pois auxilia o líder que vai encabeçar o projeto a identificar se o escritório está pronto para mudanças e se existem profissionais capacitados nas ferramentas de melhoria contínua.
Nessa fase, as empresas também podem contratar um consultor externo para orientar quem estiver na liderança e tirar dúvidas sobre a implementação do Lean Office.
2. Analise a consistência dos processos
Outro ponto importante que vai embasar o planejamento de um Lean Office é a consistência dos processos atuais.
A metodologia enxuta deve agir em cima de processos que tenham estabilidade e qualidade. De outra forma, será necessário uma abordagem mais complexa.
Então, analise e identifique o que já existe de padrão de qualidade para melhorar essas tarefas.
3. Prepare a equipe para o trabalho
Para a metodologia Lean Office trazer resultados, prepare a equipe para que os colaboradores entendam o objetivo do projeto de melhoria contínua.
Monte um plano de treinamento para que todos os membros saibam como funciona um escritório enxuto, quais ferramentas são usadas e as vantagens das mudanças.
Quanto mais capacitados, mais comprometida a equipe ficará em implementar e manter os processos padrão que caracterizam um Lean Office.
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4. Coloque o planejamento em ação
Com a equipe preparada e um planejamento que vai orientar cada passo em direção a Lean Office, é hora de colocar a mão na massa. Foque em:
- motivar a equipe, valorizando suas habilidades;
- orientar o trabalho de perto;
- fazer coletas de informações;
- incluir testes antes de padronizar um processo.
Além da metodologia Lean Office organizar internamente a empresa, os novos processos também permitem atender melhor às demandas do cliente e alinhar as etapas com a equipe de produção.
Por isso, cada mudança consolidada deve ser documentada para que o conhecimento seja registrado e possa ajudar a otimizar outras tarefas.
5. Avalie os resultados
O processo para aplicar o Lean Office não tem exatamente um fim. Por isso, é importante determinar datas para analisar o trabalho até um determinado ponto.
A filosofia de melhoria contínua leva tempo para se consolidar, dependendo de cada empresa. Então, avalie os resultados, identificando as melhorias e onde ainda é preciso atuar com mais atenção.
Dessa forma, a cultura lean vai se fixando na rotina da empresa e mantém os processos administrativos mais produtivos.
5 vantagens do Lean Office
As principais vantagens de aplicar a metodologia Lean Office são:
- desenvolvimento constante da equipe: a filosofia de melhoria contínua valoriza o aprendizado e incentiva os profissionais a se aprimorarem;
- melhorar a produtividade da empresa: processos enxutos ajudam a evitar o desperdício de tempo e recursos, o que permite que os membros diversifiquem o foco do trabalho;
- orientar a mudanças com base em resultados: os indicadores de desempenho medem e conduzem o foco do trabalho, ajudando o crescimento da empresa;
- envolvimento da equipe com o trabalho: para que a equipe se envolva é importante motivar os funcionários, deixando claro o porque as mudanças estão sendo feitas;
- fortalecimento das lideranças: projetos de alta complexidade como o Lean Office precisam de líderes fortes e, para isso, é importante que a empresa ofereça oportunidades de crescimento.
Aprenda mais sobre cultura Lean
Agora que você entendeu o que é Lean Office, quer levar essa metodologia para dentro da sua empresa?
Saiba que a capacitação dos funcionários será determinante nessa decisão. É recomendado ter profissionais profissionais com certificação Black Belt ou Green Belt na equipe.
Isso vai ajudar tanto a executar os projetos de melhoria contínua quanto instruir os outros membros, conscientizando-os da importância da gestão Lean. Bom trabalho!
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