Ferramentas de comunicação interna nas empresas: 10 opções que você precisa conhecer
Um dos maiores causadores de erros dentro de um negócio são os ruídos e falhas de comunicação, por isso, existem algumas ferramentas de comunicação interna nas empresas que são feitas para facilitar a troca de informações e evitar problemas relacionados à falta delas. Conheça, a seguir, 10 boas opções para aplicar no seu time.
10 ferramentas de comunicação interna nas empresas
Seja em negócios de pequeno, médio ou grande porte, a comunicação é algo que precisa ser bem clara e direta para evitar erros, insatisfação e retrabalho.
Pensando em te ajudar a otimizar essa área dentro do seu negócio, separamos 10 opções de ferramentas de comunicação interna para empresas:
- Slack
- Trello
- Miro
- Newsletter
- Mural de recados
- TV Corporativa
- Intranet
- Rede Social Corporativa (Yammer)
- Miro
- Caixa de sugestões
- Zoom
Cada uma delas apresenta características, formatos e finalidades diferentes para que você possa escolher as que melhor se adaptam a sua necessidade.
1. Slack
O Slack é um canal de troca de mensagens em tempo real, pela qual é possível categorizar grupos de acordo com projetos ou setores da empresa ou enviar mensagens individuais.
Isso evita que se crie grupos em aplicativos como Whatsapp onde existem outros contatos que podem se tornar uma distração para seus colaboradores.
Além disso, o Slack permite que se envie documentos mais pesados sem perder a resolução, reúne e integra informações profissionais diminuindo o risco de perda de mensagens, permite a comunicação individual e com a equipe e mais.
Sem dúvida a ferramenta tem muito a oferecer para a comunicação interna, em especial para empresas com times remotos.
2. Trello
Tem dificuldade para organizar as tarefas que precisam ser feitas e acompanhar o andamento das mesmas?
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos, gratuita (com algumas opções de planos pagos), pela qual é possível criar colunas que separam as atividades por fases, por exemplo:
- a fazer,
- fazendo,
- feito.
Isso ajuda os gestores da empresa a acompanharem o andamento das tarefas e o que já foi concluído.
As colunas podem ser personalizadas de acordo com as etapas dos projetos que você realizar e com a necessidade da sua empresa.
Dentro dos quadros das tarefas é possível adicionar:
- descrições,
- comentários,
- definir os membros da equipe que são responsáveis pela atividade,
- adicionar anexos,
- definir prazos,
- distribuir etiquetas que vão ajudar a identificar informações relevantes sobre o projeto e mais.
Por reunir todas as informações do andamento dos projetos em um único lugar, essa é uma excelente opção de ferramentas de comunicação interna nas empresas.
3. Miro
Algumas explicações são mais facilmente compreendidas com o auxílio de uma lousa digital que permite o compartilhamento e apresentação do conteúdo, mas nem sempre isso é possível, principalmente se a equipe for remota.
A Miro vem para auxiliar trazendo uma lousa digital para facilitar esse tipo de encontro.
Além disso, oferece templates para facilitar a realização de reuniões de planejamento, construção de mapas mentais, e mais.
Tudo isso com recursos como notas adesivas e menções para acompanhamento em tempo real de comentários sobre projetos e indicações de tarefas.
Abrindo nossa lista de ferramentas de comunicação interna nas empresas, a newsletter é um modelo de mensagem distribuído por e-mails corporativos, por meio da qual todos ficam informados sobre o que há de relevante na empresa.
O ideal aqui é definir uma periodicidade, reunir informações, criar a newsletter e acompanhar a taxa de abertura da mesma, caso esteja baixa vale a pena fazer testes até encontrar um modelo ideal.
A newsletter é ideal para compartilhar com os profissionais da empresa informações gerais sobre novas políticas da organização, eventos, informações gerais sobre o horário de trabalho e mais.
Existem muitas plataformas, com planos gratuitos, que permitem o envio de newsletter como o MailChimp.
5. Mural de recados
Pode parecer algo da idade da pedra, mas em muitas empresas, principalmente onde as tarefas são feitas de maneira manual, um mural com as notícias e avisos da empresa tem muito mais eficácia do que programas e e-mails.
O ideal é colocar o mural em um local estratégico, com grande circulação de pessoas e que seja possível parar para ler sem atrapalhar o trânsito. Além disso, os conteúdos anexados ali precisam ser com um tamanho legível e com cores chamativas.
6. TV Corporativa
Outra ferramenta de comunicação interna nas empresas que têm boa aceitação, a TV Corporativa é uma forma de passar orientações e reforçar práticas de uma forma que possa ser exemplificada de maneira visual.
Com a pandemia do coronavírus esse mecanismo foi muito usado para informar profissionais e outras pessoas que circulavam pelo local sobre os cuidados que deveriam ser tomados durante o dia, por exemplo, explicando como lavar as mãos corretamente.
7. Intranet
A intranet é um ambiente que possui acesso exclusivo dos funcionários, nesta plataforma é possível divulgar todas as novidades da empresa, os avisos de manutenção, os treinamentos, os processos seletivos e muito mais.
Com a intranet, os funcionários têm um ambiente controlado e padronizado de fácil acesso para saber de tudo que é pertinente para cada setor, desde o cardápio do almoço até informes do RH.
Uma das formas de oferecer um espaço para que os funcionários se comuniquem durante o expediente é apostar em uma rede social corporativa. O Yammer é um dos caminhos para isso. Ele permite que os líderes de cada setor:
- criem comunidades,
- agrupem os colaboradores,
- compartilhem tarefas,
- abram espaço para que as dúvidas sejam sanadas.
Desta forma, fica mais fácil trocar informações, solicitação de feedback e atualizações sobre tarefas em andamento.
Se você trabalha com o Trello e o Slack, é provável que você não precise dessa ferramenta, mas fica aqui a indicação.
9. Caixa de sugestões
A comunicação interna só pode ser aprimorada com a colaboração de quem está sendo impactado por ela, não é mesmo?
Neste contexto, a boa e velha caixa de sugestões não deixa de ser uma das ferramentas de comunicação interna nas empresas.
Crie formulários para avaliar os pontos que você deseja ter feedback interno e deixe, claro, um espaço em branco para observações. A caixa pode ser física ou virtual e o anonimato contribui para que as opiniões sejam mais sinceras.
10. Zoom
Por fim, outra das ferramentas de comunicação interna nas empresas que tem se tornado cada vez mais utilizadas são os programas que organizam as videoconferências como o Google Hangout ou Zoom.
Na maioria dos casos são usadas para reuniões, mas também são úteis para treinamentos e até pronunciamentos da direção.
Indispensável para negócios como equipes que trabalham com profissionais em home office ou atendem clientes de outras regiões.
Com este guia de ferramentas de comunicação interna nas empresas você tem tudo para evitar ruídos e falhas nessa área tão importante para manter a produtividade e a motivação do time, bem como a satisfação dos clientes.
Lembre-se que não é preciso implementar todas. Escolha seu próprio conjunto de ferramentas e comece a usá-las.
Este artigo foi escrito pelo portal Negócios em Mente, que reúne as melhores ferramentas e cursos sobre comunicação interna, empreendedorismo, marketing, gestão de projetos e muito mais!