Ações práticas para receber mais rápido e prevenir a inadimplência

Perseguir clientes por dinheiro que lhe é devido é, no mínimo, irritante. Você provavelmente está familiarizado com este cenário: você termina um trabalho e envia uma fatura ao seu cliente, e passa semanas (às vezes meses) e aguarda o pagamento. E então há angústia enquanto você espera.

Algumas empresas gastam muito tempo debatendo internamente se devem ou não lembrar seus clientes de que devem pagar. E mesmo quando decidem, elas lutam com o como vão fazer essa abordagem:

• Texto ou e-mail?
• Atenda o telefone
• Encontrá-los no Facebook e enviar-lhes uma mensagem com um emoji de cifrão?

Além disso, quando seu dinheiro finalmente chega, você precisa adicionar o tempo que leva para chegar ao banco e depositar um cheque em papel. Certamente há uma maneira melhor.

Há! E, não, não é controlar a mente de seus clientes. Aqui estão alguns passos pequenos, mas importantes, que você pode seguir para garantir que o dinheiro chegue ao seu bolso mais cedo e previna mais clientes inadimplentes.

O óbvio: envie a fatura mais cedo!

Podemos ser rápidos em culpar o cliente pelo atraso no pagamento. Mas você já foi pago com atraso porque atrasou no envio da fatura? Caramba, esperei tanto tempo que nunca acabei faturando meu cliente!

Elaborar uma fatura para um cliente não deve ser uma tarefa temida que você economiza uma vez por mês, ou mesmo algo que você sente que precisa gastar muito tempo. 

Encontrar uma solução de faturamento que permita agilizar o processo lhe dará mais tempo para assumir novos clientes, projetos e escopo. Ou, para descontrair e relaxar de vez em quando.

Procure um programa com os seguintes recursos:

• Um modelo fácil de aparência profissional que você pode usar várias vezes
• A capacidade de enviar faturas do seu dispositivo móvel

Então fique por dentro do seu faturamento. Assim que seu cliente aceitar que o trabalho está finalizado, envie uma fatura. As chances são de que eles serão mais rápidos com o pagamento se você for pontual com o faturamento.

Não se esqueça das datas de vencimento e condições de pagamento

Você não pode esperar receber o pagamento rapidamente se não for claro com suas condições de pagamento. Se você exige o pagamento no recebimento da fatura ou se espera dentro dos ‘ mágicos 21 dias ‘, isso deve ser evidente para o seu cliente.

A redação dos seus termos também pode ter um impacto no pagamento mais rápido. O que aprendemos através de um estudo com nossos clientes pagantes é que quanto mais educado você for na redação, mais rápido será pago. Dar algum tempo para pagar (21 dias parece ser o ponto ideal) também, ironicamente, resultou em um pagamento mais rápido.

Procure uma plataforma que ofereça:

• Termos que você não precisa digitar manualmente em cada fatura
• Datas de vencimento ao lado da data de emissão da fatura

Isso garantirá que seus clientes estejam bem cientes de quando seu pagamento é esperado e frustrará qualquer noção que eles tenham de alegar que não foram claros sobre as expectativas.

Automatize o faturamento sempre que puder

Quanto tempo você gasta repetindo a mesma tarefa de cobrança várias vezes? Desde a emissão manual da mesma fatura várias vezes para seus clientes recorrentes até o envio de e-mails de lembrete quando seu pagamento não chegou a tempo, há uma maneira melhor de realizar essas tarefas para que você possa ser mais produtivo e, finalmente, receber pagamentos mais rápido.

Longe vão os dias em que ‘configure e esqueça’ é uma frase reservada exclusivamente para grandes empresas. Plataformas de cobrança que permitem automatizar tarefas repetitivas estão prontamente disponíveis.

Procure um software que permita:

• Gere faturas recorrentes automaticamente (se você faturar por assinatura)
• Gere e envie lembretes de pagamento atrasado para seus clientes automaticamente
• Aplicar taxas atrasadas a saldos de faturas pendentes automaticamente

Sua lista de tarefas já é grande o suficiente e se preocupar em como e quando lembrar um cliente de pagar sua fatura é estressante na melhor das hipóteses. Automatizar seu faturamento significa que você pode esquecer de enviar uma conta ou incomodar um cliente inadimplente.

Faça com que seja fácil para os clientes pagarem a você 

As pessoas são mais propensas a concluir uma tarefa quando ela é óbvia e fácil. Se você estiver limitando as opções de pagamento a métodos que exigem mais esforço, é menos provável que seu cliente pague sua fatura em tempo hábil. Quantas vezes ultimamente você esperou em uma fila de supermercado enquanto alguém fazia um cheque?

As opções de pagamento online percorreram um longo caminho desde quando o PayPal era a única opção. Os processadores de pagamento estão prontamente disponíveis e geralmente se conectam ao software de faturamento para que seus clientes possam navegar pelo processo de pagamento em um piscar de olhos.

Procure o seguinte em uma solução de processamento de pagamentos:

• Funcionalidade para uma ampla variedade de tipos de cartão
• Capacidade de seus clientes pagarem de qualquer dispositivo usando os métodos mais recentes ( o pagamento móvel está se tornando cada vez mais comum)

Escolha um software que ofereça esses recursos para você:

• Tempos de processamento rápidos
• Transferências automáticas para sua conta bancária

Esperar que seus clientes paguem é metade da batalha. Usar um processador e permitir depósitos rápidos e simples em sua conta bancária pode reduzir significativamente o tempo que você tem que esperar pela massa. 

Acabe com as preocupações com o fluxo de caixa e sente-se enquanto o dinheiro rola, ou não fique sentado e continue se concentrando no trabalho que você ama fazer.

Faça do pagamento de suas faturas uma ótima experiência para os clientes

Um ótimo software de faturamento será tão focado em seus clientes quanto em seu negócio. A experiência deve ser ótima desde o recebimento da fatura até o pagamento. 

Se o envolvimento do seu cliente com o programa for agradável e memorável, será melhor pagar rapidamente não apenas isso, ele poderá escolher seus serviços novamente em vez de seus concorrentes!

Para uma ótima experiência aos seus clientes, encontre uma ferramenta de faturamento que:

• Permite várias maneiras de enviar faturas
• Fornece um formulário de pagamento simples
• Permite que seus clientes abram (e paguem) faturas em qualquer dispositivo
• Tem modelos de fatura personalizáveis ​​e nítidos
• Fornece ferramentas para uma comunicação rápida e fácil

É um pouco demais dizer que você deve ‘surpreender e encantar’ seu cliente com suas faturas. Afinal, é uma conta que eles deveriam pagar. Para eles, a chave para uma boa experiência é uma fatura nítida e profissional enviada em tempo hábil. Para você, a chave para receber o pagamento mais rápido é tornar o processo de pagamento o mais fácil possível

Conclusão

Ser pago em dia é uma das maiores dificuldades que os empresários e freelancers enfrentarão. Proporcionar uma ótima experiência ‘desde o recebimento da fatura até o pagamento completo’ pode aliviar o estresse para que você possa passar mais tempo fazendo o que ama e menos tempo se preocupando com seu fluxo de caixa. 

Mudar para um programa de faturamento/contabilidade baseado em nuvem pode fornecer a solução perfeita, fornecendo as ferramentas necessárias para receber o pagamento rapidamente desde o ponto de geração da fatura do seu cliente.

Existem muitas opções por aí, muitas das quais oferecem avaliações gratuitas e ferramentas de e-learning para ajudá-lo a dominar o software rapidamente. Tirar proveito disso permitirá que você determine qual programa é o mais adequado para o seu negócio. Depois de descobrir o programa certo para você, você pode dar adeus aos seus problemas de pagamento.